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議事録・書き起こし

東京都 港区様

庁内会議の議事録作成を音声認識で自動化 作業時間の削減に貢献
テーマ 議事録作成・書き起こし
サービス AmiVoice MinutesWriter
ProVoXT(クラウド型文字起こしサービス)
業種 公共・自治体

ICT活用の取り組みとして音声認識を導入

東京都 港区では、区民サービス向上とともに働きやすい環境づくりを目指して、2017年度に「港区情報活性化計画」を見直し、ICT活用による業務効率化の取り組みを進めています。その中でも、300を超える会議体に伴う、議事録作成業務は、これまで全て手作業で行っており、職員の負担の大きさが課題となっていました。そのような背景の中、職員がより働きやすい職場づくりを目指し、音声認識による議事録作成の自動化の取り組み進めました。
音声認識ツールの導入にあたり、複数社のシステムを比較しましたが、ディープラーニング技術による認識精度の高さからAmiVoiceを選定しました。
本格導入前の試行期間中に実施した庁内の職員アンケートでも、「利用したい・ぜひ利用したい」という回答が9割を超えており、音声認識の導入に対して好意的な声が多く聞かれました。
また、音声認識に適した音声を録音する為、マイクにはYAMAHAの「YVC-1000」を導入しました。

大幅に作業時間を削減

2018年5月から運用を開始し、これまで600回を超える会議でAmiVoiceを使用しました。従来は、1時間の会議の議事録作成に4時間かかっていましたが、音声認識を導入する事で、約1時間まで作業が軽減でき、業務効率化を実現しました。約600回の会議で使用すると、合計1,800時間を削減できる計算です。編集ソフト「AmiVoice Rewriter」を編集や誤認識の修正に活用しており、一から手作業で書き起こしをするよりかなり楽に議事録作成が行えるようになりました。

AI学習による認識精度の向上

導入当初はスタンドアローン版を活用していましたが、昨年よりサーバー版の運用を開始し、更に利用が広がりました。2019年度は2018年度の2倍以上の利用実績となっています。これまで蓄積してきた議事録データや港区独自の固有名称や用語等のデータを学習させた結果、今年は更に認識精度が向上しました。

お客様の声~導入で得た知見やノウハウを他自治体に展開していきたい~

東京都 港区 総務部情報政策課長
若杉 健次 様

AIやRPA等ICT活用を先進的に進める港区には、年間数十に及ぶ自治体からの視察があります。議事録作成に伴う業務負担はどこの自治体も課題となっており、皆さんのAmiVoiceに対する関心もとても高いです。
港区は全国の自治体に先立ち、様々な取り組みを進めていますが、今回の導入で得た知見やノウハウを他自治体へも展開できればと思います。また、議事録作成のような業務を自動化する事で生み出された時間を、区民との対面業務や政策形成等、職員にしかできない業務に充て、更に質の高い区民サービスの実現に活かしていきたいです。

(2020年3月時点)

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