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議事録・書き起こし

愛知県 碧南市役所様

AI音声認識活用で議事録作成時間を4分の1に削減 録音環境を整備し、認識率を底上げ
テーマ 議事録作成・書き起こし
サービス ProVoXT(クラウド型文字起こしサービス)
業種 公共・自治体

導入実績・認識精度・編集しやすさを評価

碧南市役所では、限られた人数で充実した行政サービスを提供できる体制づくりを目指し、RPAを活用した業務改善運動に取り組んでいます。中でも議事録作成業務は人的・時間的負荷が大きい為、対策が急務と考え、音声認識の活用に着目しました。類似製品と比較し、自治体・民間企業への導入実績や認識精度の高さ、編集のしやすさが特に優れていると感じた為、実証実験を経て、ProVoXTを導入しました。

116会議で利用し、9ヶ月で480時間削減

これまでは担当者が録音した会議音声を何度も聞き返しながら、全て手作業で議事録を作成していました。ProVoXTを用いれば、会議等の音声をクラウドにアップロードするだけでテキスト化されます。出力されたテキストデータの必要な部分を編集するだけで済む為、一から文字起こしをする必要がなく、作業工程を格段に減らす事ができました。議事録作成にかかる時間が約4分の1に削減され、業務効率化に大きく貢献しています。116会議でProVoXTを利用した結果、480時間の削減を実現しました。

議事録作成の効率化で市全体の事業に注力

碧南市は、都市データパックの住みよさランキング2019で51位を獲得した事もあり、人口が増加傾向にあります。ビーチコートやスケートボードパークの整備等、特徴的な事業に取り組んでいる為、職員の業務内容は多岐に渡ります。議事録作成に割く時間が減少した事で、そうした市全体の取り組み等、他の業務に注力する時間が増加しました。

お客様の声~庁内周知を進め、更に幅広い会議での活用を目指す~

碧南市役所 総務部 経営企画課
小林 高志 様

ProVoXTの導入によって、業務量の大幅な削減が実現できました。市役所内での利用を更に拡大する為、当市に合わせたマニュアルを作成し、職員向けの説明会を実施しました。また、部署や会議の制限なく利用可能な体制を整えています。
より正確な認識結果を出すには、高品質な音声データが必要です。会議の冒頭でマイクの使用をアナウンスする事で1人ずつはっきりと話してもらうようにしたり、ICレコーダーの種類ごとに最適な録音環境を紹介したりし、職員1人ひとりがより良い録音環境を意識するよう働きかけています。会議でマイクを使用するようになった結果、複数人が同時に発言する事が減り、進行がスムーズになるという副次的効果もありました。
今後も幅広い会議でProVoXTが活用されるよう、引き続き庁内周知を進めていきたいと考えています。

■碧南市作成のProVoXT操作マニュアル(抜粋)

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